E-förvaltningen går framåt – men mer behövs
Nyligen genomförde Verva den första samlade uppföljningen av läget i svensk e-förvaltning. Resultatet överraskar, inte minst dem som tror att utvecklingen på området står och stampar. Men detta är bara början.
VERVA HAR FRÅGAT 228 statliga myndigheter, stora som små, om hur det går i deras arbete med e-förvaltningen. En fördjupning gjordes hos ett 60-tal myndigheter som hanterar fler än 5 000 ärenden om året, angående deras automatisering.
Resultatet talar sitt tydliga språk: Sveriges myndigheter har tagit ett stort steg framåt i arbetet med att införa it-lösningar för att automatisera hela eller utvalda delar av sin hantering av ärenden. Totalt rör det sig om cirka 450 miljoner ärenden om året som myndigheterna numera kan hantera helt eller delvis elektroniskt. Det är cirka 80 procent av alla ärenden som myndigheterna arbetar med på ett år, och motsvarar en ansenlig mängd pappersblanketter.
MYNDIGHETERNA HAR VISAT stor lyhördhet för moderniseringsarbetet i svensk förvaltning och gjort ett gott jobb med att automatisera och förenkla sina handläggningsprocesser. Sveriges kommuner och landsting visar också stort intresse och engagemang. Utvecklingen går verkligen framåt!
För att förverkliga visionen om elektronisk förvaltningsutveckling krävs emellertid mer:
- Att tjänsterna som förvaltningen erbjuder bygger på medborgarnas och företagens behov. Detta är viktigt.
- Att förvaltningen verkligen upplevs som enkel och tillgänglig.
- Att de erbjudna automatiserade tjänsterna används fullt ut.
För att utveckla integrerade e-tjänster och stödsystem behövs en hög grad av samverkan mellan myndigheter. Detsamma gäller när man kommer till frågan om förvaltning, drift och support.
SJÄLVA ANVÄNDNINGEN av e-tjänsterna är grundläggande. Det räcker inte med att bygga bra e-tjänster och få dem på plats. Man måste också se till att systemen används. Avgörande för om investeringar i e-tjänster leder till besparingar eller inte är en fråga om i vilken omfattning dessa används.
I vår uppföljning av e-förvaltningens utveckling fick vi indikationer på automatiserade tjänster som inte används alls eller i liten utsträckning. Det gäller såväl interna it-system för handläggning som e-tjänster för medborgare och företag.
SAMMA SAK SÅG VI i en studie som vi gjorde tillsammans med Nutek som nyligen presenterades, där vi tittade på e-tjänster för företag. Studien visar att det finns ett stort intresse för och behov av offentliga e-tjänster hos små och medelstora företag. Men tjänsterna som finns används inte i samma utsträckning. Även här behövs insatser för att främja användningen.
Svensk förvaltning står inför en stor, men också en gemensam utmaning. I förgrunden finns användningsfrågan. Förbättrad användbarhet, förändrade attityder och tydligare incitament är exempel på frågor som behöver uppmärksammas mer. Detta måste ske i ett förvaltningsgemensamt perspektiv. Även åtgärderna bör vara gemensamma, som exempelvis kommunikationsinsatser och kanalstrategier.
Det behövs en drivande och samordnande kraft för harmonisering och stöd till myndigheternas arbete med utveckling av e-förvaltningen – inklusive den viktiga användningsfrågan. Här kommer Verva in i bilden. Verva är den kraft som behövs för att ge den övriga förvaltningen ökade möjligheter och bra stöd för att utvecklas med hjälp av it, ny kompetens och nytt tänkande.
LENA JÖNSSON
GENERALDIREKTÖR, VERVA