Praktisk metod visar effektiviseringsvinst

Myndigheter har mycket att vinna på att använda mer it i sin verksamhet. En ny vägledning från Verva visar hur man kan förenkla handläggningen av ärenden och samtidigt spara både tid och pengar.

Hitta potentialen är en ny vägledning från Verva som ger praktisk handledning i hur man genomför en processanalys utifrån Vervas metod. Den beskriver de olika stegen för hur man kartlägger och analyserar en viss verksamhet för att se hur man kan göra jobbet enklare och snabbare.

Räkna fram vinsterna

Vägledningen kommer att underlätta vardagen för alla som vill se över sina handläggningsprocesser. Det säger Kirsi Aasa, projektledare, Verva.

– Idéerna till nya, bättre sätt att jobba finns ofta i verksamheten, hos människorna, i deras vardag. Vervas metod visar på ett konkret sätt hur man kan fånga idéer från medarbetarna och starta arbetet med att omvandla idéerna till verklighet.

Vägledningen ger också stöd för att välja ut vilka ärendeprocesser som kan vara intressanta att studera närmare. Den visar också hur man räknar fram vinsterna, i form av minskade kostnader, snabbare service och högre kvalitet.

Fördelar med gemensam metod

Det finns många olika metoder runt om i förvaltningen för processkartläggning och processanalys – och de allra flesta är säkert mycket bra. Men Kirsi Aasa ser en poäng med att förvaltningen använder samma metod.

– Det blir enklare att ta tillvara varandras kunskaper och erfarenheter. Det blir också möjligt att jämföra hur olika myndigheter har lyckats i sitt förenklingsarbete, om man använder samma begrepp och samma sätt att mäta vinsterna.

Har testats av myndigheter

Metoden har arbetats fram i nära samverkan med myndigheter och testats i en rad verksamheter med gott resultat. Exempel är Läkemedelsverket, Socialstyrelsen och Domstolsverket.