Processanalys start på förändringsarbete

Mediciner som inte är godkända i Sverige får inte säljas av apotek förrän Läkemedelsverket gett tillstånd. Denna tillståndsgivning skulle gå att göra både enklare och säkrare visar Vervas processanalys.

Tillståndsgivningen kallas licensförskrivning. Det är ett av de ärenden i förvaltningen som Verva tittat närmare på för att se vilken besparingspotential som finns genom att automatisera delar av handläggningen.

I ärendet är både apoteken, läkare och Läkemedelsverket självt involverade.

– Ett flertal aktörer är involverade vilket gör det svårt att ta ett helhetsgrepp. Varje ärende resulterar också i en stor pappershantering, säger Jonas Bern, it-chef på Läkemedelsverket.

Underlag för prioriteringar

Att Verva och Läkemedelsverket valde just licensförskrivningen berodde på att ärendet inte är allt för komplext, men berör ändå fler aktörer. Redan innan processanalysen genomfördes såg man att det fanns möjligheter till kostnadsbesparingar.

– Vervas metod passar att använda på ett sådant ärende. Metoden tar med de viktigaste aspekterna och ger en bild av hur man skulle kunna jobba med ärendet istället, säger Jonas Bern.

För Läkemedelsverket blev resultatet ett underlag för prioriteringar och en start för ett mer långsiktigt arbete.

Återanvänt ärendemodellen

Myndigheten har nu gått vidare och gjort en översyn av alla sina verksamhetsprocesser med utgångspunkt i Vervas metod.

– Vår ledning har köpt Vervas ärendemodell, rent principiellt, med hull och hår. Utifrån den har vi skapat en generell och myndighetsövergripande ärendeprocess. I arbetet har vi haft stor nytta av flera av Vervas vägledningar, säger Jonas Bern.

Effektiv metod

Jonas Bern menar att den workshopform som används är ett effektivt sätt att genomföra processanalyserna. Genom att samla all expertis som behövs får man fram all information och alla behov på två arbetsdagar.

– Det som är viktigt är att man får engagemang från ledningen och att de kan uttala ett önskat bör-läge, så att man inte blir för försiktig i bedömningarna.