Rätt ställda krav ger bra grund

Ett system kan vara fint på alla sätt och vis, men det är först när det används som avsett som nyttan uppstår. Kronofogden vill därför bygga ett system som passar handläggarnas arbetssituation.

Jobba mer lika på de olika kontoren runt om i landet, och dessutom spara tid. Det var målen när Kronofogden drog igång arbetet med ett nytt handläggarstöd för ansökningar om skuldsanering.

Bakgrunden är en ny lag från 1 januari 2007 som ställer krav på snabb och enkel hantering av skuldsaneringsärenden.

– Dessutom är nuvarande handläggarstöd över tio år gammalt och går inte att utveckla vidare, säger Anna Helleday, projektledare vid Kronofogden.

Djupdykning bland rutiner

Arbetet med det nya handläggarsystemet startade för nästan två år sedan med processkartläggning tillsammans med representanter för skuldsaneringshandläggarna. Det blev en djupdykning i handläggningsrutiner och allehanda krav och önskemål.

– Först var alla jätteöverens. Men det förändrades efter ett tag. Ju mer vi gick ned på detaljer i det konkreta arbetet, desto tydligare blev det att man gör på olika sätt, säger Anna Helleday.

Observationer på kontoret

Det blev många värdefulla diskussioner bland handläggarna om hur man jobbar och framför allt hur man ville jobba. Resultatet blev en genomarbetad processkarta, som kunde användas som utgångspunkt för att formulera krav att ställa på det nya handläggarsystemet.

I kravarbetet användes olika metoder, bland annat så kallade kontextuella intervjuer.

– Vi lät användbarhetsdesigners besöka handläggarna i sin vanliga arbetsmiljö för att ställa frågor, men också för att på plats göra observationer på hur de jobbade.

Detaljerad och skriftlig kravdokumentation

Varje krav som formulerades stämdes av mot användarnas behov, och mot projektets effektmål – att spara tid och att få till ett enhetligare arbetssätt. Systematiskt byggdes det upp en detaljerad och skriftlig kravdokumentation.

I dagsläget har systemutvecklingen startat, och ett införandeprojekt pågår parallellt för att förbereda medarbetarna för det nya arbetssättet. I början av 2009 räknar man med det nya systemet är i bruk helt och hållet.